Descubre el verdadero potencial de Acrobat Pro: mucho más que abrir PDFs
Cuando escuchamos “Acrobat Pro”, la mayoría piensa en una herramienta para abrir o leer archivos PDF. Pero en realidad, Acrobat Pro es mucho más que eso.
Es una plataforma completa para gestionar, editar, firmar y compartir documentos digitales, una aliada clave en la transformación digital de empresas y profesionales en todo el mundo, especialmente en Latinoamérica.
Suena ambicioso, ¿verdad? Pues lo es.
Acompáñame a descubrir por qué Acrobat Pro se ha convertido en el corazón de los procesos documentales modernos.
Descubriendo el potencial de la herramienta.
Ahora bien, iniciaré por una definición muy simple de la herramienta; esta será una perspectiva muy personal del uso de Acrobat Pro.
Iniciemos haciendo la pregunta: ¿Qué es Acrobat Pro?
Acrobat Pro, es una herramienta de alrededor de 27 funcionalidades principales que se dividen en (editar, convertir, crear, enviar para firma, proteger, compartir y revisar y preparar) pero Acrobat Pro no se queda en tan solo las funciones de escritorio, sino también encontraremos funciones web y móviles (Adobe Scan, Fill and Sign y Acrobat Sign) por lo cual Acrobat Pro, da una movilidad absoluta al usuario, permitiendo a estos que no dependan de un dispositivo específico para el uso de la herramienta.
Ahora bien, cada herramienta tiene su función específica y en este blog intentaremos definir y explicar algunas de las funciones más utilizadas y que pueden generar un mayor impacto en los procesos de la empresa.
- Editar un PDF: función que permite a los usuarios editar texto, añadir imágenes, agregar o quitar un encabezado o pie de página, también permite añadir marcas de agua entre otras funciones, su objetivo es la reutilización o edición sencilla de documentos ya creados, permitiendo sin una conversión editar rápidamente los documentos.
- Organizar documentos: esta función permite que los usuarios puedan organizar sus documentos, insertar, remplazar o dividir documentos (número de páginas, marcadores o peso del documento).
- Agregar medios enriquecidos: está función permite a los usuarios creativos crear un documento interactivo, que permita al usuario darle vida a un documento PDF, por medio de imágenes en 3D o videos, adicional, permite la interacción con objetos.
- Preparar un formulario: función que permite a los usuarios administrativos o que requieran parametrizar un documento con campos editables de texto, firma, fecha, botones de radio (sí o no), botones de selección, entre otros.
- Exportar documentos: esta función nos permite exportar documentos de diferentes formatos, entre ellos Word, Excel, PowerPoint. Entre las funciones que existen se incluye a Adobe Express (Acrobat Studio). ¿Qué diferencia esta función de otras herramientas? Conversión local, compatibilidad de propiedades y reconocimiento de caracteres.
- Convertir un PDF: esta función permite a los usuarios convertir un PDF en tipos de documentos más utilizando, permitiendo mantener la calidad de creación, los formatos a utilizar son: Word, Excel, PowerPoint, formato texto, imagen, entre otros formatos más específicos.
- Comprimir un PDF: una función que permite comprimir documentos, su acción es realizar un proceso de compresión del documento sin quitar la calidad de este (aunque puede quitar calidad de las imágenes), eliminando márgenes en blanco, la optimización que realiza es aleatoria, pero con una muy alta precisión.
- Escáner y OCR: está función es muy utilizada cuando necesitamos escanear un documento y hacer un reconocimiento de caracteres, adicional, se podrá utilizar esta función para documentos que se han convertido y que en sus propiedades no se ha agregado un reconocimiento de texto.
- Crear un PDF: una función que, por su nombre, parece muy sencilla, pero esconde un secreto denominado portafolios, el cual es crear una especie de carpeta PDF que permite agregar diferentes documentos en su formato nativo.
- Combinar documentos: función simple, de uso rápido para unir o combinar documentos, adicional, permite una selección por página o número de páginas para su eliminación o remplazo de las páginas.
- Solicitar firmas electrónicas: función muy utilizada, para procesos de flujos de firma, donde se requiere automatización del proceso de recolección de firmas, permitiendo al usuario tener una trazabilidad y seguridad.
- Rellenar y firmar: función simple para añadir texto o una firma en los documentos que permite a los usuarios rellenar rápidamente estos, sin necesidad de aplicar una edición, está función es de uso personal.
- Crear formulario web: función para crear formularios parametrizados, el cual permite a los usuarios crear un formulario con la configuración de un flujo de firma parametrizado, donde el usuario que inicia el proceso lo único que necesita es un enlace que le ayudará a ejecutar este.
- Envíos en masa: función para enviar documentos de forma masiva, permite cargar una serie de usuarios, los cuales recibirán documentos individuales para su firma, muy funcional en el uso de actualización de políticas internas.
- Proteger un PDF: función para proteger de edición o apertura de documentos sin un consentimiento previo por medio de una contraseña o certificado (función más segura).
- Censurar un PDF: esta función permite a los usuarios eliminar datos (texto o imágenes) dentro de los documentos, pero no una forma tradicional, solo eliminando el texto o agregando un recuadro encima de este, sino que, elimina los datos desde la raíz del documento ayudando a que los mismos no lleguen a ser recuperados.
- Usar un certificado: función que permite a los usuarios utilizar un certificado emitido por una autoridad certificadora, dentro de documentos, añade una capa adicional de seguridad.
- Añadir comentarios: función de uso local, para añadir comentarios dentro de los documentos, permite, subrayar, tachar, globos de texto, entre otras funciones.
- Compartir: toda licencia de Acrobat Pro tiene un almacenamiento, el cual permite compartir documentos para permitir comentarios o únicamente para descarga.
- Enviar para comentarios: función de colaboración con terceros, no es necesario que la otra persona tenga una licencia para colaborar.
- Añadir un sello: función que permite a los usuarios añadir un sello (imagen) que podría ser dinámico, como agregar fechas o información que cambie, hasta imágenes simples.
- Comparación de documentos: esta función es muy habitual que sea utilizada en las áreas legales, donde existen grandes cantidades de documentos y muy necesariamente la comparación de estos, para conocer si ha habido cambios o alteraciones.
- Aplicar estándares PDF: permite aplicar estándares en documentos y realizar una auditoría de estos, con lo cual permita a los usuarios y empresas el cumplimiento normativo.
- Revisión de accesibilidad: función que permite generar una auditoría de comprobación de documentos para personas, no videntes o con problemas de visión, permitiendo de manera adicional habilitar automáticamente la función “leer en voz alta”.
- Preparación de impresión: función utilizada para optimizar la impresión en documentos que requieran tipos de colores muy específicos, esto fue una de las funciones que hizo el formato PDF ser tan innovador y que fuese adaptado a nivel mundial.
- Guía de acciones: función que permite personalizar herramientas con las funciones más utilizadas por los usuarios, permitiendo así que el usuario pueda tener herramientas hechas a la medida y automatizando sus procesos en los documentos.
- Medidas: función de medición de longitud, área y perímetro de objetos dentro del documento.
- Indexador: función de indexación de archivos PDF, permitiendo a los usuarios, realizar búsquedas rápidas en documentos indexados, no únicamente a través de su nombre sino también haciendo búsquedas de palabras claves dentro de los documentos.
- Crear una herramienta personalizada: función de selección de herramientas personalizadas.
- Usar JavaScript: función para lectura de JavaScript dentro de documentos.